Toko kacau hanya karena stok barang yang berantakan. Item bestseller selalu kehabisan, dan barang yang kurang laris justru menumpuk sampai kadaluwarsa. Masalah seperti ini bisa saja diantisipasi dengan sistem manajemen inventaris yang lebih baik. Namun, sebelum membahas lebih jauh, apa itu manajemen inventaris?
Pengertian Manajemen Inventaris
Manajemen inventaris bisa diartikan sebagai sebuah proses yang mengatur, mengawasi, dan mengendalikan stok barang dalam suatu bisnis. Biasanya, hal ini dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang. Jadi, barang tidak terlalu menumpuk atau sebaliknya, tidak terlalu sedikit hingga kehabisan stok.
Ada banyak aspek yang menjadi cakupan manajemen investasi, mulai dari pengadaan barang, penyimpanan, pencatatan, hingga distribusi. Saat ini, sistem ini juga telah hadir dalam beberapa jenis, mulai dari manual dengan pencatatan sederhana, sistem berbasis komputer, hingga teknologi canggih seperti RFID (Radio Frequency Identification).
Tujuan Manajemen Inventaris Bagi Perusahaan
Dari penjelasan sebelumnya, bisa disimpulkan bahwa manajemen inventaris adalah tentang mengatur stok barang. Namun, apa artinya bagi sebuah bisnis? Apa tujuannya?
1. Menghindari Kehilangan Peluang Penjualan
Bayangkan jika pelanggan datang untuk membeli produk, tetapi stoknya habis. Anda jelas akan kehilangan peluang penjualan, bahkan membuat pelanggan beralih ke kompetitor. Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa stok selalu tersedia.
2. Mengelola Arus Kas dengan Lebih Baik
Menyimpan terlalu banyak stok bisa membuat modal bisnis Anda mengendap tanpa menghasilkan keuntungan. Sebaliknya, jika stok terlalu sedikit, Anda bisa kehilangan pelanggan. Manajemen inventaris membantu menjaga keseimbangan ini, hingga memastikan barang selalu tersedia dan tidak menumpuk terlalu lama.
3. Memiliki Data yang Akurat untuk Pengambilan Keputusan
Data inventaris yang akurat memudahkan perusahaan dalam menganalisis tren penjualan dan membuat keputusan yang lebih strategis. Dengan laporan yang jelas, perusahaan dapat menentukan kapan harus menambah atau mengurangi stok. Anda juga bisa menghindari kelebihan barang yang sulit terjual.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Proses pencatatan dan pemantauan stok yang sistematis dapat menghemat waktu dan tenaga. Sistem manajemen inventaris yang canggih memungkinkan perusahaan untuk mengelola stok secara otomatis. Tidak hanya itu, proses distribusi juga jadi lebih cepat, dan kepuasan pelanggan pun turut meningkat.
5. Mengurangi Risiko Kerusakan dan Kehilangan Barang
Dengan sistem inventaris yang baik, Anda bisa mendeteksi masalah lebih cepat, baik itu stok yang rusak, hilang, atau bahkan dicuri. Jadi saat ada barang yang rusak atau hilang, perusahaan dapat segera mengambil tindakan dan menghemat biaya yang ditimbulkan.
6. Mempermudah Proses Pemesanan
Saat ada stok barang yang tinggal sedikit, sistem inventaris akan memberi notifikasi dan merekomendasikan Anda agar segera memesan barang sebelum benar-benar habis. Berkat fitur seperti ini, Anda bisa terhindar dari drama stok kosong yang menghilangkan potensi penjualan.
7. Menghemat Biaya Operasional
Ketika inventaris dikelola dengan baik, karyawan tidak perlu membuang waktu mencari barang atau memperbaiki kesalahan dalam pencatatan stok. Selain itu, penyimpanan barang yang lebih rapi juga bisa menghemat biaya gudang.
Contoh Permasalahan dalam Manajemen Inventaris
Memiliki sistem manajemen inventaris yang baik jelas akan sangat membantu. Lebih dari itu, Anda juga bisa menghemat banyak uang dengan menghindari kerugian yang secara risiko sebenarnya dapat dimitigasi. Minimal, Anda bisa mengantisipasi beberapa permasalahan yang lazim terjadi dalam bisnis, seperti:
1. Stok Berlebihan (Overstock)
Anda tentu pernah melihat gudang yang penuh sesak dengan barang yang tak kunjung terjual. Inilah yang disebut overstock, yakni stok barang yang tersedia jauh melebihi permintaan pasar.
Biasanya, masalah ini muncul karena perkiraan permintaan yang kurang akurat atau strategi pembelian yang kurang tepat. Selain membebani biaya penyimpanan, overstock juga berisiko membuat barang rusak atau kadaluwarsa sebelum sempat dijual.
2. Kehabisan Stok (Stockout)
Kebalikan dari overstock, stockout adalah kondisi ketika perusahaan kehabisan barang yang sedang dicari pelanggan. Ini bisa terjadi karena pencatatan stok yang kurang akurat, lonjakan permintaan yang tidak terduga, atau keterlambatan dalam pengadaan barang. Akibatnya? Pelanggan kecewa, penjualan hilang, dan kepercayaan terhadap bisnis pun menurun.
3. Produk Rusak atau Kadaluwarsa
Manajemen inventaris yang kurang baik juga dapat menyebabkan barang rusak atau melewati masa kadaluwarsa sebelum sempat dijual. Hal ini sering terjadi pada produk yang masa simpannya terbatas seperti makanan, obat-obatan, atau produk kosmetik. Jika tidak segera ditangani, perusahaan bisa mengalami kerugian besar karena barang yang tak lagi bisa dijual harus dibuang atau bahkan dikembalikan oleh pelanggan.
4. Kesalahan dalam Pencatatan Stok
Data inventaris yang tidak akurat bisa menjadi sumber masalah besar. Sebagai contoh, sistem menunjukkan stok masih tersedia, tetapi saat dicek secara fisik, barang ternyata sudah habis.
Kesalahan seperti ini sering terjadi karena pencatatan manual yang kurang teliti atau sistem manajemen inventaris yang tidak diperbarui secara real-time. Akibatnya, perusahaan bisa salah mengambil keputusan dalam pengadaan barang atau saat memenuhi pesanan pelanggan.
5. Biaya Penyimpanan yang Tinggi
Semakin banyak barang yang disimpan, semakin besar pula biaya penyimpanan yang harus dikeluarkan. Jika stok tidak dikelola dengan baik, perusahaan bisa saja menghabiskan dana besar hanya untuk menyimpan barang yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan. Selain itu, efisiensi gudang juga bisa terganggu jika penataan barang tidak dilakukan dengan cermat.
Mengelola inventaris bukan hanya tentang mencatat stok masuk dan keluar, tetapi juga memastikan bahwa setiap proses berjalan efisien tanpa hambatan. Dengan sistem manajemen inventaris digital Field Force Management dari Telkomsel Enterprise, bisnis Anda bisa memantau akurasi jumlah stok, mengoptimalkan waktu kerja tim lapangan, hingga meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan.
Akurasi dan kecepatan dalam memantau aset adalah salah satu kunci keberhasilan dalam bisnis. Jadi, mengapa masih bertahan dengan sistem manual yang rentan kesalahan? Saatnya beralih ke solusi yang lebih cerdas!
Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
