Payroll adalah sebuah keniscayaan dan telah menjadi standar yang kini banyak digunakan perusahaan dalam sistem penggajian karyawan. Tidak heran, istilah ini begitu lazim terdengar. Meski identik dengan gaji, nyatanya payroll tidak hanya terbatas pada mengirim uang ke rekening karyawan. Lantas, seperti apa payroll di zaman sekarang?
Apa Itu Payroll?
Payroll merupakan sebuah sistem yang digunakan perusahaan untuk membayar gaji kepada karyawannya dalam periode tertentu. Biasanya, periode gajian ini bisa per minggu atau per bulan, tergantung pada kebijakan perusahaan.
Dulu, penggajian sering dilakukan secara manual, yang tentunya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Sekarang dengan sistem payroll yang lebih modern, HRD atau tim administrasi bisa mengelola penggajian dengan lebih cepat dan akurat. Setiap karyawan pun mendapatkan rincian gaji secara transparan.
Komponen perhitungan payroll biasanya cukup bervariasi. Selain gaji, masih ada komponen lain seperti uang lembur, tunjangan, potongan pajak, hingga BPJS.
Manfaat Sistem Payroll
Setelah menangkap gambaran besar dari payroll, muncul satu pertanyaan lanjutan. Apa saja manfaat yang bisa didapat dengan menerapkan sistem payroll?
1. Rincian Gaji Lebih Transparan
Sistem payroll membuat informasi gaji lebih jelas dan terperinci. Karena itu, karyawan jadi bisa mengetahui berapa total gaji yang diterima, termasuk potongan pajak, BPJS, tunjangan, hingga bonus yang didapat. Slip gaji pun bisa dikirim langsung ke email, sehingga lebih praktis dan mudah diakses kapan saja.
2. Menghemat Waktu dan Tenaga
Bagi tim HRD atau administrasi, sistem payroll sangat membantu menghemat waktu dalam proses penggajian. Jika sebelumnya perhitungan gaji dilakukan secara manual, kini semua bisa diproses otomatis. Bahkan, sistem ini bisa langsung menyesuaikan gaji dengan absensi karyawan, sehingga tidak perlu repot menghitung secara manual setiap bulannya.
3. Perhitungan Gaji Lebih Akurat
Payroll memastikan perhitungan gaji lebih akurat, termasuk pemotongan pajak, asuransi, dan tunjangan lainnya. Bahkan, beberapa sistem payroll juga bisa mengakomodasi klaim reimbursement atau penggantian biaya tertentu bagi karyawan. Dengan begitu, risiko kesalahan perhitungan bisa ditekan.
4. Memudahkan Pengelolaan Pajak
Payroll juga membantu perusahaan dalam mengelola pajak karyawan. Sistem ini bisa menghasilkan laporan pajak secara otomatis yang nantinya bisa dicetak atau dikirimkan sesuai kebutuhan.
5. Data Lebih Aman dan Terorganisir
Dibandingkan dengan pencatatan manual yang membutuhkan banyak dokumen fisik, sistem payroll menyimpan semua data penggajian secara digital. Data ini bisa diakses kapan saja dan dapat dihapus jika sudah tidak diperlukan, tanpa harus repot mengelola tumpukan berkas.
6. Lebih Mudah Membuat Laporan
Payroll juga membantu perusahaan dalam menyusun laporan keuangan dan penggajian dengan lebih cepat dan detail. Data yang dihasilkan juga bisa langsung dianalisis untuk keperluan manajemen keuangan perusahaan.
Proses Payroll
Sebelum gaji sampai ke karyawan, ada beberapa tahap yang harus dilalui. Berikut beberapa tahap dalam sistem payroll.
1. Tahap Pre-Payroll
Sebelum masuk ke proses penghitungan gaji, perusahaan perlu menetapkan kebijakan penggajian terlebih dahulu, seperti tunjangan, potongan pajak, BPJS, cuti, hingga perhitungan lembur. Setelah kebijakan ditetapkan, data karyawan dikumpulkan dan diperiksa. Data yang diperiksa mencakup absensi, perubahan gaji, atau tunjangan tambahan yang perlu dimasukkan ke dalam sistem. Kemudian, data ini dikonversi ke dalam format sistem payroll agar lebih mudah dianalisis.
2. Tahap Payroll
Setelah semua data valid, proses penghitungan gaji mulai dilakukan. Sistem payroll akan menghitung gaji karyawan berdasarkan gaji pokok, tunjangan, serta potongan yang berlaku seperti pajak dan BPJS. Setelah perhitungan selesai, perusahaan akan memeriksa kembali apakah hasilnya sudah sesuai sebelum gaji benar-benar ditransfer ke rekening karyawan.
3. Tahap Post-Payroll
Tahap akhir ini mencakup pencatatan transaksi gaji dalam laporan keuangan perusahaan. Divisi HR akan berkoordinasi dengan tim finance untuk memastikan bahwa seluruh pengeluaran gaji tercatat dengan baik dalam pembukuan perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga wajib melaporkan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan yang berlaku. Setelah semua proses selesai, slip gaji akan dikirimkan kepada masing-masing karyawan sebagai bukti resmi pembayaran.
Metode Perhitungan dan Pembayaran Payroll
Setiap perusahaan umumnya memiliki sistem penggajiannya masing-masing. Meski demikian, setidaknya ada tiga metode yang sering digunakan. Berikut beberapa metodenya:
1. Metode Netto
Metode netto adalah sistem di mana karyawan menerima gaji bersih setelah semua potongan pajak dan iuran jaminan sosial (seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan) dipotong langsung oleh perusahaan. Artinya, karyawan tidak perlu lagi repot menghitung dan membayar pajak sendiri karena semuanya sudah ditangani oleh perusahaan.
2. Metode Gross
Berbeda dari metode netto, metode gross memberikan gaji kepada karyawan tanpa pemotongan pajak dan iuran sosial. Jadi, karyawan bertanggung jawab penuh untuk menghitung, membayar, dan melaporkan pajak penghasilan serta iuran jaminan sosial mereka sendiri.
3. Metode Gross-Up
Metode gross-up bisa dibilang sebagai kombinasi dari dua metode sebelumnya. Dalam metode ini, perusahaan tetap memberikan gaji penuh kepada karyawan, tetapi juga menambahkan tunjangan pajak yang nilainya setara dengan pajak yang harus dibayarkan. Dengan begitu, meskipun karyawan harus membayar pajak sendiri, secara total gaji yang diterima tetap utuh karena pajaknya sudah ditanggung oleh perusahaan.
Tingkatkan Efisiensi Payroll dengan Human Resource App
Human Resource Apps dari Telkomsel Enterprise hadir sebagai jawaban atas kompleksitas pengelolaan SDM. Dari pencatatan kehadiran hingga penggajian yang akurat, setiap fitur dirancang untuk memastikan tidak ada satu pun detail yang terlewat. Kini, tiba waktunya meninggalkan era payroll manual yang menghabiskan banyak sumber daya. Mulai transformasi sistem payroll bisnis Anda bersama Human Resource Apps dari Telkomsel Enterprise sekarang!
Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
