Asset tracking menjadi salah satu cara bagi perusahaan untuk menjaga aset tetap terpantau sekaligus membantu mengendalikan biaya operasional. Aset yang hilang, rusak, atau tidak terawat dapat membuat bisnis harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mengganti maupun memperbaikinya.
Bayangkan kendaraan operasional yang jadwal perawatannya terlewat atau laptop kantor yang tiba-tiba hilang tanpa diketahui siapa yang terakhir menggunakannya. Masalah tersebut mungkin terlihat sepele, tetapi bisa mengganggu pekerjaan hingga membuat perusahaan membeli aset yang sebenarnya masih tersedia. Di sinilah asset tracking berperan penting dalam membantu bisnis mengelola aset secara lebih teratur.
Apa Itu Asset Tracking?
Asset tracking adalah proses mencatat, memantau, dan menelusuri aset fisik yang dimiliki atau digunakan perusahaan. Aset tersebut bisa berupa laptop, komputer, mesin produksi, kendaraan, peralatan kantor, hingga perangkat operasional lainnya.
Informasi yang dilacak biasanya tidak hanya lokasi aset. Perusahaan juga bisa mencatat nomor seri, tanggal pembelian, kondisi, pengguna atau penanggung jawab, riwayat perawatan, hingga nilai aset.
Untuk memudahkan pelacakan, asset tracking biasanya menggunakan teknologi seperti barcode, QR code, RFID, GPS, atau perangkat lunak manajemen aset. Setiap aset diberi identitas unik. Jadi, informasi mengenai aset tersebut bisa lebih mudah ditemukan.
Lantas, apa bedanya dengan inventory tracking? Asset tracking ini sebenarnya lebih berfokus pada aset yang digunakan dalam operasional dan memiliki masa penggunaan relatif panjang. Sementara itu, inventory tracking lebih banyak digunakan untuk memantau barang persediaan yang masuk, keluar, digunakan, atau dijual.
Manfaat Asset Tracking untuk Pengelolaan Aset
Adopsi asset tracking sebenarnya tentang mendapatkan informasi yang dibutuhkan tanpa harus terus-menerus melakukan pengecekan manual. Namun tidak hanya itu, berikut beberapa manfaat yang juga bisa diperoleh dari asset tracking:
1. Memudahkan Pencarian dan Penelusuran Aset
Ada perusahaan yang memiliki ratusan laptop, kendaraan, mesin, dan peralatan kerja yang tersebar di berbagai lokasi. Dengan aset sebanyak itu, mencari satu aset tertentu secara manual bisa menghabiskan banyak waktu.
Dengan asset tracking, informasi lokasi dan penanggung jawab aset dapat dicatat dalam satu sistem. Tim tidak perlu bertanya dari satu orang ke orang lain hanya untuk menemukan sebuah perangkat.
2. Mengurangi Risiko Kehilangan Aset
Ada nilai dari setiap aset yang dimiliki perusahaan. Jika hanya satu perangkat yang hilang, angkanya mungkin terlihat kecil. Tapi bayangkan jika ini terjadi berulang kali. Dampaknya bagi keuangan perusahaan jelas tidak lagi bisa disepelekan.
Pencatatan pergerakan aset membuat perusahaan lebih mudah mengetahui siapa yang menggunakan atau bertanggung jawab terhadap aset tertentu. Dengan cara ini, akuntabilitas perusahaan akan semakin meningkat. Risiko aset hilang tanpa jejak juga semakin kecil.
3. Membantu Merencanakan Maintenance
Anda tidak bisa hanya menggunakan aset perusahaan tanpa merawatnya dengan benar. Masalahnya, jadwal maintenance sering kali baru diperhatikan setelah aset tersebut mengalami kerusakan.
Dengan data riwayat perawatan yang terdokumentasi, perusahaan dapat mengetahui kapan aset terakhir diperiksa dan kapan perawatan berikutnya perlu dilakukan. Risiko kerusakan mendadak dan downtime pun dapat ditekan.
4. Mengurangi Pengeluaran yang Tidak Perlu
Familiar dengan skenario di mana perusahaan membeli peralatan baru hanya karena mengira aset lama sudah tidak ada?
Tanpa data yang jelas, keputusan seperti itu sangat mungkin terjadi. Asset tracking membantu perusahaan mengetahui aset yang tersedia, sedang digunakan, tidak digunakan, atau membutuhkan perbaikan. Data tersebut dapat menjadi landasan sebelum perusahaan memutuskan membeli, mengganti, atau memperbaiki aset.
5. Mempermudah Audit dan Pencatatan Aset
Audit aset secara manual bisa memakan banyak waktu, terutama jika jumlah aset perusahaan sudah besar.
Dengan sistem tracking, data aset dapat dibandingkan dengan kondisi aktual melalui pemindaian barcode, QR code, atau teknologi identifikasi lainnya. Proses ini membantu mengurangi kesalahan pencatatan dan membuat audit lebih terstruktur.
Cara Kerja Asset Tracking
Sebenarnya cara kerja asset tracking ini cukup sederhana. Teknologi hanya menjadi alat bantu. Paling penting di sini adalah bagaimana perusahaan membangun sistem pencatatan dan menggunakannya secara konsisten. Berikut tahapan cara kerjanya:
1. Identifikasi Aset yang Perlu Dilacak
Perusahaan perlu menentukan aset apa saja yang akan masuk ke sistem. Di tahap ini, Anda tidak harus menentukan semuanya sekaligus.
Sebaiknya, prioritaskan aset yang memiliki nilai tinggi, penting bagi operasional, sering berpindah lokasi, atau membutuhkan maintenance rutin. Setelah itu, buat daftar lengkap mengenai aset tersebut.
2. Membuat Database Aset
Setiap aset kemudian dicatat ke database. Informasi yang dapat dimasukkan antara lain nama aset, nomor seri, tanggal pembelian, nilai, lokasi, kondisi, pengguna, dan riwayat perawatan. Database inilah yang nantinya menjadi pusat informasi aset perusahaan.
3. Memberikan Label Unik
Setiap aset diberikan identitas berupa barcode, QR code, RFID, atau tag lainnya. Identitas ini harus unik agar satu aset tidak tertukar dengan aset lain. Saat label dipindai, informasi aset dapat ditampilkan atau diperbarui di dalam sistem.
4. Melakukan Monitoring dan Maintenance
Setelah aset terdaftar, perusahaan perlu memperbarui informasi ketika terjadi perubahan. Misalnya aset berpindah lokasi, berganti pengguna, mengalami kerusakan, atau selesai menjalani maintenance.
Pada tahap ini, disiplin menjadi sama pentingnya dengan teknologi. Sistem secanggih apa pun tidak akan banyak membantu jika data di dalamnya jarang diperbarui.
5. Menganalisis Penggunaan Aset
Tahap terakhir adalah menggunakan data untuk mengambil keputusan. Perusahaan dapat melihat aset mana yang terlalu sering digunakan, jarang digunakan, membutuhkan biaya perawatan tinggi, atau sudah mendekati akhir masa pakainya.
Dari titik ini, asset tracking tidak lagi menjadi alat untuk mencari barang. Data yang terkumpul juga bisa membantu perusahaan menentukan apakah aset tersebut perlu dipertahankan, diperbaiki, dipindahkan, atau justru perlu diganti.
Tantangan dalam Melakukan Asset Tracking di Perusahaan
Semakin banyak aset dan semakin luas area operasional perusahaan, semakin kompleks juga proses pelacakannya. Dalam kondisi seperti ini, beberapa tantangan berikut biasanya mulai umum ditemui:
1. Jumlah Aset yang Terus Bertambah
Perusahaan yang berkembang biasanya akan menambah laptop, kendaraan, mesin, perangkat komunikasi, dan berbagai peralatan operasional lainnya. Jika sistem pencatatannya tidak ikut berkembang, data aset lama-kelamaan menjadi sulit dikendalikan.
Masalahnya di sini bukan lagi tentang jumlah data yang semakin banyak. Situasinya menjadi semakin kompleks karena setiap aset juga memiliki kondisi, lokasi, pengguna, dan riwayat perawatan yang berbeda. Karena itu, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menyimpan dan memperbarui informasi tersebut secara terstruktur.
2. Data Aset yang Tidak Selalu Diperbarui
Aset berpindah lokasi, karyawan berganti perangkat, laptop dibawa bekerja dari kantor ke luar kantor, kendaraan berpindah tangan, semua perubahan tersebut harus tercatat. Sayangnya, pencatatan sering kali dilakukan setelah perubahan terjadi, atau bahkan terlupakan sama sekali.
Saat memeriksa di i, data mungkin mengatakan sebuah aset ada di lokasi A. Padahal, sebenarnya aset tersebut sudah berpindah ke lokasi B. Data yang tidak akurat seperti ini justru membuat asset tracking kehilangan fungsi utamanya.
3. Ketergantungan Pada Proses Manual
Spreadsheet memang mudah digunakan. Jika jumlah asetnya masih sedikit, cara ini mungkin masih memadai. Namun, saat jumlah aset meningkat, pencatatan manual bisa memakan waktu dan meningkatkan risiko human error. Data bisa salah input, terduplikasi, atau tidak diperbarui secara konsisten.
Pertanyaannya, kalau informasi aset membutuhkan waktu berhari-hari untuk diverifikasi, apa informasi tersebut masih bisa disebut efektif untuk mendukung keputusan bisnis?
4. Aset Tersebar di Berbagai Lokasi
Tidak semua perusahaan bekerja dari satu gedung. Ada perusahaan dengan banyak kantor cabang, gudang, lokasi proyek, kendaraan operasional, hingga karyawan yang bekerja secara mobile.
Kondisi tersebut membuat proses pemantauan menjadi lebih sulit. Perusahaan tidak cukup hanya mengetahui aset apa yang dimiliki, tetapi juga perlu mengetahui di mana aset tersebut berada dan siapa yang menggunakannya.
5. Keamanan Aset Digital
Asset tracking seringkali membicarakan benda fisik. Padahal, perangkat seperti laptop dan smartphone juga menyimpan data penting perusahaan.
Saat perangkat itu hilang atau digunakan oleh orang yang tidak berwenang, risikonya bukan hanya kehilangan perangkat. Data perusahaan yang tersimpan atau diakses melalui perangkat tersebut juga bisa ikut terancam. Karena itu, pengelolaan aset fisik dan keamanan perangkat digital sebaiknya tidak dipandang sebagai dua hal terpisah.
Pentingnya Pengelolaan Perangkat Mobile dalam Mendukung Asset Tracking
Di banyak perusahaan, smartphone dan tablet sering digunakan untuk menerima pekerjaan, mengakses aplikasi bisnis, melakukan inspeksi lapangan, memindai QR code aset, memperbarui data, hingga berkomunikasi dengan tim. Artinya, perangkat mobile sendiri sudah menjadi bagian dari ekosistem asset tracking.
Atas dasar inilah, perangkat mobile juga perlu dikelola. Berikut beberapa alasan pengelolaan perangkat mobile menjadi penting:
1. Menjaga Keamanan Akses Perusahaan
Perangkat mobile dapat digunakan untuk mengakses email, aplikasi internal, cloud, maupun data perusahaan. Jika perangkat jatuh ke tangan yang salah, akses tersebut bisa menjadi celah keamanan.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, perusahaan bisa menerapkan aturan keamanan. Misalnya saja seperti mengatur akses, autentikasi, dan menerapkan kebijakan tertentu terkait penggunaan perangkat perusahaan.
2. Memastikan Perangkat Digunakan Sesuai Kebutuhan
Tidak semua karyawan membutuhkan akses yang sama. Tim lapangan, misalnya, mungkin hanya membutuhkan aplikasi tertentu untuk menjalankan pekerjaannya.
Dengan pengelolaan terpusat, perusahaan dapat mengatur aplikasi dan akses sesuai peran pengguna. Hal ini bisa membantu mengurangi penggunaan perangkat untuk hal-hal yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
3. Mempermudah Pemantauan Perangkat
Ketika perusahaan memiliki puluhan hingga ratusan perangkat mobile, tentu sangat tidak praktis jika Anda memantaunya satu per satu. Terkait hal tersebut, sistem pengelolaan perangkat memungkinkan tim IT mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap perangkat yang digunakan. Tentu saja, ini termasuk status dan kepatuhan penggunaan perangkat terhadap kebijakan perusahaan.
4. Mempercepat Penanganan Ketika Perangkat Bermasalah
Perangkat yang digunakan untuk operasional tidak boleh terlalu lama bermasalah. Jika perangkat hilang, mengalami gangguan, atau tidak lagi memenuhi standar keamanan, perusahaan perlu mengambil tindakan dengan cepat. Melalui pengelolaan perangkat secara terpusat, tim IT bisa melakukan tindakan tanpa harus selalu memegang perangkat secara langsung.
MDM sebagai Pendukung Asset Tracking yang Lebih Terintegrasi
Asset tracking untuk perusahaan, khususnya yang terkait dengan pengelolaan perangkat mobile kini bisa dilakukan melalui Mobile Device Management (MDM). Dengan teknologi ini, perusahaan dapat mengelola perangkat mobile secara terpusat, mulai dari pengaturan perangkat hingga pengelolaan akses dan keamanan.
Mobile Device Management (MDM) dari Telkomsel Enterprise dirancang untuk membantu perusahaan mengelola dan mengamankan perangkat mobile yang digunakan untuk mendukung operasional bisnis secara terpusat. MDM memungkinkan perusahaan mengontrol perangkat, mengatur akses, serta memantau penggunaan perangkat sesuai kebijakan perusahaan.
Dengan pengelolaan perangkat yang lebih terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan keamanan aset digital dan memastikan perangkat bisnis tetap mendukung operasional.
FAQ
Apa yang dimaksud dengan asset tracking?
Asset tracking adalah proses mencatat, memantau, dan menelusuri aset fisik yang dimiliki atau digunakan perusahaan. Informasi yang dilacak bisa mencakup lokasi, nomor seri, kondisi, pengguna, tanggal pembelian, hingga riwayat perawatan aset. Biasanya, proses ini dibantu teknologi seperti barcode, QR code, RFID, GPS, atau software manajemen aset.
Apa manfaat asset tracking untuk perusahaan?
Asset tracking membantu perusahaan mengetahui lokasi dan kondisi aset dengan lebih mudah tanpa harus melakukan pengecekan manual terus-menerus. Selain itu, asset tracking dapat membantu mengurangi risiko kehilangan aset, merencanakan maintenance, menghindari pembelian aset yang sebenarnya masih tersedia, serta mempermudah pencatatan dan audit aset.
Aset apa saja yang dapat dipantau menggunakan asset tracking?
Berbagai aset fisik yang digunakan untuk mendukung operasional perusahaan dapat dipantau menggunakan asset tracking. Contohnya adalah laptop, komputer, kendaraan operasional, mesin produksi, smartphone, tablet, peralatan kantor, dan perangkat operasional lainnya. Meski demikian, aset yang dipantau sebaiknya aset bernilai tinggi, penting bagi operasional, sering berpindah lokasi, atau membutuhkan maintenance rutin.
Bagaimana cara kerja sistem asset tracking?
Cara kerja asset tracking dimulai dari mengidentifikasi aset yang perlu dilacak dan memasukkan informasinya ke dalam database. Selanjutnya, setiap aset diberi identitas unik seperti barcode, QR code, RFID, atau tag lainnya.
Saat aset dipindai atau mengalami perubahan informasi seperti lokasi, pengguna, kondisi, dan riwayat maintenance, semua itu bisa segera diperbarui dalam sistem. Data ini kemudian dapat digunakan untuk memantau aset, hingga menganalisis penggunaan aset untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan perusahaan.
