Manajemen inventaris menjadi salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan dalam menjalankan bisnis. Manajemen inventaris yang buruk bisa menjadi awal kehancuran sebuah bisnis. Stok yang tidak dikelola dengan baik membuat arus kas UMKM tersendat, biaya operasional membengkak, dan risiko kerugian meningkat.
Oleh karena itu, penting untuk memahami bagaimana cara mengelola inventaris demi kelancaran bisnis. Simak pembahasan lengkap mengenai manajemen inventaris dalam ulasan berikut ini.
Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Inventaris?
Manajemen inventaris pada dasarnya adalah serangkaian proses menghitung, mencatat, mengontrol, dan memantau seluruh barang atau produk yang dimiliki perusahaan. Inventaris yang dikelola di sini tidak terbatas pada produk siap jual saja. Bahan baku dan barang setengah jadi juga perlu mendapat perhatian yang sama.
Meski demikian, jangan anggap manajemen inventaris ini sebatas mencatat barang masuk dan keluar saja. Kapan waktu membeli, berapa jumlah bahan baku yang perlu dibeli, di mana menyimpannya, dan bagaimana memastikan kualitas barang tetap terjaga, semua itu juga masuk dalam pembahasan manajemen inventaris.
Tujuan dari Manajemen Inventaris
Kenapa bisnis perlu repot-repot mengatur inventaris dengan rumit? Jawabannya sederhana: untuk mempertahankan bisnis agar terus berkembang.
Tujuan utama manajemen inventaris adalah memastikan bahwa bisnis yang dijalankan selalu memiliki produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, di waktu yang tepat, dan dengan biaya yang paling efisien.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa tujuan dari manajemen inventaris:
1. Menghindari Kekurangan dan Kelebihan Stok
Manajemen inventaris membantu Anda menjaga jumlah stok tetap ideal, tidak terlalu sedikit, tapi juga tidak berlebihan. Jika stok terlalu sedikit, Anda bisa saja kehabisan barang padahal permintaan sedang tinggi-tingginya. Namun jika stok terlalu banyak, barang justru akan menumpuk, hingga akhirnya rusak di gudang.
2. Menekan Biaya Operasional
Semakin efisien sistem inventaris Anda, semakin hemat pula operasionalnya. Contohnya, Anda bisa mengurangi biaya gudang karena tidak perlu menyimpan barang dalam jumlah besar. Selain itu, Anda juga bisa menghindari pembelian bahan baku atau produk yang tidak perlu.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan selalu ingin dilayani dengan cepat dan tepat. Jika stok barang Anda selalu terjaga, proses pemesanan bisa berjalan lancar. Tapi jika barang kosong atau pengirimannya tertunda karena stok yang tidak terpantau, pelanggan bisa kecewa dan pindah ke kompetitor.
4. Mendukung Pengambilan Keputusan
Dengan pencatatan dan pelaporan inventaris yang rapi, Anda memiliki data yang bisa diandalkan untuk menganalisis tren penjualan, perputaran stok, dan kebutuhan ke depan. Misalnya, Anda bisa tahu produk mana yang cepat laku, mana yang perlu dipromosikan, atau kapan waktu terbaik untuk restock. Jadi, keputusan bisnis Anda tidak lagi berdasarkan perasaan atau dugaan.
5. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Manajemen inventaris yang baik membuat proses kerja jadi lebih terstruktur dan efisien. Tim gudang tahu barang mana yang harus disiapkan, tim pembelian tahu kapan harus order, dan tim penjualan bisa memantau ketersediaan stok secara real-time.
Semua tim jadi lebih terkoordinasi karena bekerja dengan data yang sama. Hasilnya, operasional bisnis jadi lebih efisien.
Tahapan Dalam Manajemen Inventaris
Sistem manajemen inventaris yang baik selalu mengikuti lima tahapan penting. Kelima tahapan ini saling berkaitan dan membentuk siklus yang berkelanjutan.
1. Purchasing
Tahapan pertama adalah purchasing atau pembelian. Ini adalah fase di mana Anda menentukan apa yang perlu dibeli, kapan membelinya, dan dari siapa. Namun sebagai catatan, pembelian yang efektif memerlukan perencanaan matang berdasarkan analisis permintaan, lead time supplier, dan budget yang tersedia.
Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti minimum order quantity, diskon volume, dan reliabilitas pemasok. Dan hati-hati, kesalahan di tahap ini bisa berdampak pada seluruh siklus inventaris.
2. Production
Bagi bisnis manufaktur atau yang melakukan proses produksi, tahap ini menjadi sangat krusial. Idealnya, produksi harus selaras dengan jumlah permintaan. Dalam hal ini, Anda harus bisa menjawab pertanyaan: berapa banyak yang harus diproduksi untuk memenuhi permintaan tanpa berlebihan?
Sebagai contoh, metode JIT (Just In Time) bisa menjadi solusi untuk mengurangi inventory holding cost. Akan tetapi, metode ini memerlukan koordinasi yang sangat ketat dengan supplier dan tim produksi. Monitoring kualitas juga tidak boleh diabaikan. Produk cacat yang lolos ke tahap berikutnya bisa memicu kerugian yang lebih besar, seperti biaya rework hingga hilangnya kepercayaan pelanggan.
3. Holding Stock
Jangan anggap menyimpan barang berarti sekadar menaruh barang di gudang. Di tahapan ini, Anda juga perlu memperhatikan bagaimana pengelolaan ruang penyimpanannya, sistem penataan barang, kontrol suhu dan kelembaban, serta keamanan gudang. Jangan lupa juga, setiap jenis produk memiliki kebutuhan penyimpanan yang berbeda.
Dalam hal ini, metode FIFO (First In, First Out) bisa dipilih, khususnya untuk mengelola produk yang memiliki masa kedaluarsa. Sedangkan untuk barang yang tahan lama, Anda bisa menerapkan sistem LIFO (Last In, First Out) jika memang lebih menguntungkan secara biaya.
4. Sales
Di sinilah investaris Anda berubah menjadi revenue. Namun, koordinasi antara tim sales dan bagian inventori harus berjalan mulus. Semua itu dilakukan untuk menghindari overselling atau underselling.
Real-time inventory tracking menjadi kunci sukses di tahap ini. Tim sales harus selalu mengetahui stok yang tersedia agar bisa memberikan informasi akurat kepada pelanggan. Karena itu, sistem POS (Point of Sale) yang terintegrasi dengan aplikasi manajemen invetaris jelas akan sangat membantu.
5. Reporting
Pada tahapan ini, laporan yang dibuat harus komprehensif. Ini mencakup stock level, turnover rate, slow-moving items, dan cost analysis. Dengan laporan yang tepat, Anda tahu barang mana yang paling laris, tren musiman, kapan harus restock, dan kapan harus clearance.
Cara Kerja Manajemen Inventaris
Agar manajemen inventaris berjalan dengan efektif dan efisien, Anda perlu memahami alur kerjanya dari awal sampai akhir. Secara umum, berikut cara kerja manajemen inventaris:
1. Analisis Kebutuhan Barang
Segala aktivitas inventaris dimulai dari memperkirakan berapa banyak barang yang perlu disiapkan. Untuk mengetahui hal tersebut, Anda bisa melihat data penjualan sebelumnya, tren pasar yang sedang berkembang, dan hasil analisis permintaan. Dari situ, Anda bisa menghitung jumlah stok ideal agar tidak kekurangan saat permintaan tinggi, dan tidak kelebihan saat permintaan turun.
2. Mengendalikan Jumlah Stok
Berbekal informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya, Anda bisa mulai menentukan berapa banyak stok yang perlu dipersiapkan. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan metode Just-in-Time (JIT) untuk menjaga efisiensi penyimpanan. Metode ini membantu Anda mengurangi biaya penyimpanan sekaligus menjaga agar barang tetap tersedia saat dibutuhkan.
3. Pemantauan Stok
Di zaman sekarang, Anda tidak perlu lagi mengandalkan pencatatan manual yang rawan kesalahan. Dengan bantuan teknologi seperti barcode scanner, RFID, atau sensor otomatis, Anda bisa memantau pergerakan barang secara real-time.
4. Mengatur Rotasi Stok
Barang yang datang lebih dulu harus dijual lebih dulu. Sistem ini dikenal sebagai FIFO (First In First Out), atau LIFO (Last In First Out) untuk beberapa jenis produk tertentu. Dengan menerapkan rotasi stok yang tepat, Anda bisa menghindari kerugian karena barang rusak, kadaluarsa, atau usang di gudang.
5. Mengelola Gudang
Pengelolaan gudang yang baik jadi fondasi manajemen inventaris. Ruang penyimpanan harus diatur secara efisien, akses ke barang dipermudah, dan sistem keluar-masuk barang harus rapi. Selain itu, bangun sistem keamanan gudang agar stok tidak hilang dicuri atau rusak.
Teknologi yang Dapat Mempermudah Manajemen Inventaris
Saat ini, semakin banyak teknologi yang dibuat untuk memudahkan urusan manajemen inventaris. Namun dari semua teknologi yang ada, berikut beberapa teknologi yang paling banyak digunakan:
1. Software Manajemen Inventaris
Bisa dikatakan ini adalah pondasi dan contoh manajemen invetaris modern. Dengan software yang dirancang khusus untuk mengelola inventaris bisnis, Anda bisa melacak stok masuk dan keluar secara otomatis, memantau ketersediaan barang secara real-time, bahkan mendapatkan laporan analisis yang bisa membantu mengambil keputusan.
Beberapa software juga telah dilengkapi fitur forecasting yang bisa memperkirakan kebutuhan stok berdasarkan tren permintaan. Dengan software ini, Anda tidak perlu pusing lagi menghitung stok secara manual.
2. Barcode dan Scanner
Teknologi ini sederhana tapi sangat efektif. Anda tinggal tempel barcode di setiap barang, lalu gunakan scanner untuk membaca. Sekali scan, data langsung masuk ke sistem.
Proses jadi lebih cepat dan minim kesalahan input. Jadi, cocok untuk Anda yang memiliki banyak jenis barang dan ingin tahu posisi atau jumlahnya secara akurat tanpa harus menghitung satu per satu.
3. RFID (Radio-Frequency Identification)
Berbeda dengan barcode yang perlu kontak langsung, RFID bisa membaca banyak tag sekaligus tanpa harus diarahkan langsung. Teknologi ini sangat berguna jika Anda memiliki banyak produk dengan pergerakan cepat atau harus memantau stok dalam skala besar.
Proses pelacakan barang bisa lebih cepat dengan memanfaatkan teknologi RFID. Memantau posisi stok juga lebih mudah, entah itu di gudang, toko, atau bahkan dalam perjalanan.
4. IoT (Internet of Things)
IoT atau Internet of Things memungkinkan barang-barang Anda terhubung ke internet lewat sensor. Sensor ini bisa memberi tahu informasi penting, seperti lokasi, suhu, dan jumlah stok. Semua itu bisa dilakukan secara real-time.
Sebagai contoh, jika Anda menjual makanan atau obat-obatan, sensor bisa langsung memberi notifikasi jika suhu naik melebihi batas. Jadi, Anda bisa segera mengambil tindakan yang diperlukan.
5. Aplikasi Mobile
Manajemen inventaris tidak harus selalu dilakukan dari komputer di kantor. Kini, banyak software yang sudah memiliki versi mobile yang bisa diakses lewat smartphone atau tablet.
Ini sangat membantu tim lapangan yang butuh data stok secara cepat, seperti staf gudang, kurir, atau sales di toko. Mereka bisa mengecek, memperbarui, atau bahkan memindai barang langsung dari perangkat mobile.
Atur Stok dengan Mudah, Solusi Manajemen Inventaris yang Lebih Efektif
Terkadang, masalah stok dalam manajemen inventaris muncul karena sistem yang digunakan belum cukup mendukung kebutuhan bisnis saat ini. Padahal, stok yang tidak terkontrol bisa menggerogoti keuntungan dan menghambat pertumbuhan bisnis, terutama dalam bisnis dengan aset berupa bahan cair seperti bahan bakar.
Namun jangan khawatir, dengan solusi IoT INTANK dari Telkomsel Enterprise Anda bisa memonitor stok aset cair secara real-time, bahkan dari berbagai lokasi sekaligus. Dengan sistem monitoring stok yang menyajikan data aktual, IoT INTANK membantu bisnis dalam menganalisis penggunaan aset dan membuat keputusan bisnis yang inovatif berdasarkan insight data.
Langkah kecil dalam mengelola stok bisa berdampak besar bagi efisiensi bisnis Anda ke depan. Ingin menjaga stok aset cair dengan cara yang lebih cerdas? Hubungi tim Telkomsel Enterprise dan cari tahu bagaimana IoT INTANK dapat membantu bisnis Anda sekarang.
