Manajemen stok barang memegang peranan penting untuk mendukung kelancaran proses bisnis. Saat ini, ada banyak sekali sektor bisnis yang berkaitan dengan stok barang, seperti retail, e-commerce, tekstil, makanan beserta bahan bakunya, serta masih banyak lagi.
Oleh sebab itu, manajemen stok barang adalah urusan teknis yang tak boleh dianggap remeh karena memiliki pengaruh besar terhadap operasional bisnis secara keseluruhan. Pengelola bisnis harus menguasai strategi manajemen stok barang agar pengaturannya berlangsung efektif.
Pengertian Stok Barang dalam Bisnis
Stok barang adalah sejumlah bahan baku atau produk jadi yang disimpan perusahaan untuk kemudian didistribusikan atau dijual ke produsen, distributor, maupun agen pada periode berikutnya.
Proses manajemen stok barang yang dikenal dengan istilah inventory control wajib dilakukan secara teliti untuk mengurangi hambatan proses produksi maupun pemasaran.
Jenis-Jenis Stok Barang
Pengelompokan stok barang berdasarkan jenisnya adalah sebagai berikut:
-
Stok bahan baku: terdiri dari material atau bahan mentah yang belum diproses dan nantinya akan digunakan dalam proses industri. Jika stok bahan baku habis atau pengadaannya terganggu, maka proses produksi pun akan ikut terganggu.
Contoh stok barang ini, antara lain bahan makanan mentah, minyak bumi, dan bahan kimia. -
Stok barang setengah jadi: jenis stok barang ini berupa bahan baku yang sudah melalui proses produksi tetapi belum menjadi barang jadi. Ada sejumlah tahapan lain yang harus dilewati supaya stok barang setengah jadi berubah menjadi produk siap edar, misalnya penambahan bahan-bahan pelengkap serta langkah pengolahan lainnya.
Contoh stok barang setengah jadi, yaitu tepung, mesin mobil, karet, dan papan kayu. -
Stok barang jadi: produk yang sudah selesai diproduksi dan siap edar tergolong sebagai stok barang jadi. Biasanya barang ini disimpan sebagai persediaan karena pihak distributor atau penjual lainnya tidak dapat menyediakan kapasitas penyimpanan yang memadai atau masih ada stok lama yang belum terjual.
Contoh produk yang termasuk stok barang jadi, misalnya unit kendaraan bermotor, beras yang sudah dikemas, dan mebel. -
Stok barang dagang: stok barang dagang dapat didefinisikan sebagai barang yang dibeli untuk dijual kembali tanpa melalui tahapan modifikasi apa pun. Pada umumnya, jenis stok barang ini disimpan pihak dropshipper, reseller, atau distributor untuk menghemat biaya pengiriman serta mengantisipasi fluktuasi harga yang sulit diperkirakan.
Manfaat Pengelolaan Stok Barang yang Efisien
Manajemen stok barang yang dilakukan secara efisien akan memberikan berbagai manfaat berikut ini:
-
Meminimalkan risiko kehabisan stok: stok barang yang habis berisiko menyebabkan kerugian bisnis karena kelancaran rantai pasok jadi terganggu. Bukan mustahil jika masalah ini membuat pelanggan beralih ke kompetitor yang memiliki persediaan stok barang memadai. Itulah sebabnya pengelola bisnis patut mahir menghitung estimasi stok barang minimal, khususnya untuk jenis barang yang waktu produksinya relatif lama.
-
Mengoptimalkan ruang penyimpanan: kuantitas stok barang yang terlalu sedikit berisiko mengganggu rantai pasok, sedangkan stok yang terlalu banyak justru menyebabkan risiko kerusakan barang dan biaya penyimpanan semakin besar. Kecenderungan tersebut membuat manajemen stok barang yang efisien perlu diberlakukan untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan tanpa menimbulkan sejumlah risiko lainnya.
-
Menjaga arus kas: tak banyak yang menyadari kalau pengelolaan stok barang juga berkaitan erat dengan kelancaran arus kas. Keputusan menyimpan persediaan barang dalam jumlah banyak dapat mengakibatkan pembelian berlebihan, apalagi jika stok tersebut tidak diimbangi dengan kelancaran penjualan.
Di sisi lain, ada jenis barang tertentu yang sebaiknya dibeli dalam jumlah cukup banyak lalu disimpan untuk mengantisipasi kenaikan harga.
-
Mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa: penerapan manajemen stok barang juga bermanfaat mengurangi risiko kerugian akibat barang kedaluwarsa. Pengelola bisnis harus ekstra teliti dalam menyimpan jenis produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa sehingga produk tersebut bisa terjual sebelum menjelang masa akhir layak pakai.
-
Menghitung safety stock: safety stock adalah stok barang cadangan yang patut disiapkan untuk mencegah kekurangan. Kuantitas safety stock yang aman sangat bermanfaat untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan pasar. Selain itu, penjadwalan produksi barang pun jadi teratur sehingga perolehan keuntungan jadi optimal.
-
Menganalisis perkembangan bisnis: pengelolaan stok barang yang efektif turut mendukung perkembangan bisnis, terutama jika prosesnya mengandalkan aplikasi stok barang yang dilengkapi fitur-fitur canggih. Manfaat ini tak cuma mempermudah pengelola bisnis untuk mengetahui jumlah persediaan barang, tetapi juga mengidentifikasi jenis barang yang lebih laris atau kurang laku.
Informasi seputar jenis barang dengan tingkat penjualan yang baik dapat membantu pengambilan keputusan serta rencana inovasi bisnis. -
Meningkatkan kepuasan pelanggan: manajemen stok barang secara tak langsung juga memiliki korelasi dengan kepuasan pelanggan. Bila stok barang dikelola dengan efektif sehingga tak pernah terjadi kekosongan, maka tingkat kepuasan pelanggan akan terjaga karena barang tersebut bisa dibeli setiap saat.
Manfaat ini terbilang sangat krusial, khususnya untuk Fast-Moving Consumer Goods (FMCG), seperti makanan minuman, produk kebutuhan rumah tangga, serta produk perawatan tubuh.
Tantangan dalam Pengelolaan Stok Barang
Proses operasional bisnis pasti menghadapi berbagai kendala dalam setiap tahapannya, tak terkecuali manajemen stok barang. Beberapa tantangan yang kerap terjadi dalam pengelolaan stok barang, antara lain:
-
Kekurangan atau kelebihan stok barang: masalah yang kerap terjadi dalam proses manajemen stok barang adalah kekurangan atau kelebihan persediaan barang. Kekurangan barang berisiko menghambat siklus penjualan dan mengurangi kepuasan konsumen, sedangkan kelebihan barang berisiko menyebabkan biaya penyimpanan membengkak serta menurunkan kualitas produk.
-
Manajemen stok barang masih dilakukan secara manual: risiko kekeliruan dalam pengelolaan barang menjadi semakin besar jika dilakukan secara manual, contohnya salah hitung, data kurang akurat, dan catatan rentan hilang karena kecerobohan. Kendala ini secara tak langsung berimbas pada persediaan barang untuk memenuhi permintaan pasar.
Namun, cara mengatasinya bisa dilakukan dengan mudah menggunakan aplikasi stok barang yang fitur-fiturnya sesuai kebutuhan. -
Data stok barang kurang akurat: banyak alasan yang membuat data stok barang yang tercatat tidak sesuai dengan stok fisik, misalnya sistem pencatatan yang kurang cermat atau barang hilang. Akibatnya, ketidaksesuaian tersebut turut memengaruhi keputusan bisnis sehingga potensi keuntungannya pun turut berkurang.
-
Pelacakan barang tergolong sulit: proses penghitungan stok barang yang dilakukan secara manual tentu sangat menyita waktu dan tenaga, terutama jika jumlah barangnya terlalu banyak atau gudang penyimpanan terletak di berbagai lokasi.
Tantangan ini membuat data tentang stok barang tidak tercatat secara real time karena ada jeda waktu cukup lama antara proses penghitungan dengan proses keluar masuk barang. -
Keterbatasan kapasitas penyimpanan: persoalan lain yang sering timbul dalam proses manajemen stok barang adalah keterbatasan kapasitas penyimpanan. Keterbatasan ini menyebabkan kendala besar jika jumlah stok barang yang mesti disimpan melebihi kapasitas tempat.
Biasanya pengelola bisnis terpaksa mengurangi stok barang atau menyiapkan tempat tambahan jika kondisinya memungkinkan.
-
Estimasi permintaan yang kurang akurat: manajemen stok barang berhubungan dengan estimasi permintaan pasar. Jika peramalan (forecasting) tentang permintaan pasar kurang akurat, kemungkinan besar suatu bisnis akan kewalahan menghadapi besarnya permintaan atau malah menyimpan stok barang dalam jumlah banyak terlalu lama.
Analisis data penjualan dan tren pasar harus dilakukan secara rinci supaya akurasi peramalan permintaan meningkat. -
Faktor kelalaian manusia: kelalaian manusia juga dapat menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan stok barang, terlebih jika persediaan barang yang masih harus dihitung secara manual tergolong sangat banyak. Oleh karena itu, otomatisasi yang dilakukan dengan aplikasi stok barang mesti dipertimbangkan untuk mengurangi risiko yang berasal dari faktor Sumber Daya Manusia (SDM).
Strategi dan Metode Pengelolaan Stok
Secara garis besar, beberapa metode berikut ini dapat dipilih untuk mendukung pengelolaan stok barang secara efisien:
-
First In First Out (FIFO): metode ini mengatur agar barang yang pertama kali masuk juga menjadi barang yang pertama kali ke luar. Hampir semua sektor bisnis menerapkan metode FIFO dalam manajemen stok barang, misalnya bisnis retail dan Fast Moving Consumer Goods (FMCG). Penerapan metode ini sangat efektif menjaga kualitas barang yang diterima setiap pelanggan.
-
First Expired First Out (FEFO): FEFO adalah metode pengelolaan stok barang yang berasal dari modifikasi FIFO. Metode ini mengharuskan barang yang mendekati masa kedaluwarsa untuk keluar terlebih dahulu sehingga kualitasnya tetap terjaga ketika sampai di tangan pelanggan.
Sementara itu, barang yang masa kedaluwarsanya masih panjang bisa disimpan dalam jangka waktu lebih lama. -
Last In First Out (LIFO): metode LIFO merupakan kebalikan dari FIFO, yaitu barang yang pertama kali masuk menjadi barang yang terakhir kali keluar. Jenis barang yang bisa dikelola dengan metode ini sebaiknya memiliki karakter tahan lama dan tidak mempunyai tanggal kedaluwarsa, misalnya keramik dan produk garmen.
LIFO juga bisa diterapkan untuk mengelola barang yang bertujuan memenuhi permintaan berdasarkan tren musiman. Dengan demikian, bisnis tak akan ketinggalan momentum tren yang membuat permintaan barang melesat pada rentang waktu tertentu.
-
Just In Time (JIT): metode Just In Time membuat barang hanya dipesan ketika hendak diproduksi atau dijual. Penerapan sistem ini sangat ampuh mengurangi biaya penyimpanan, khususnya bagi bisnis yang mengalami keterbatasan kapasitas lahan.
Contoh stok barang yang cocok dikelola dengan metode Just In Time, antara lain buku self publishing, komponen penyusun kendaraan bermotor, makanan homemade, dan produk handmade.
-
Economic Order Quantity (EOQ): metode manajemen stok barang ini memprioritaskan efisiensi proses produksi. Prinsip utamanya adalah menetapkan jumlah pesanan untuk meminimalkan biaya pemesanan serta penyimpanan barang. Penghitungan EOQ akan menunjukkan jumlah pembelian paling ekonomis tanpa mengabaikan peramalan permintaan pasar.
Kini, era Internet of Things (IoT) memungkinkan pengelola bisnis melakukan manajemen stok barang secara efisien dengan dukungan aplikasi sesuai kebutuhan. Bahkan, pengelolaan aset berupa bahan cair pun bisa dilakukan secara akurat dengan dukungan aplikasi yang tepat.
Telkomsel Enterprise memahami kebutuhan tersebut sehingga menghadirkan inovasi berupa IoT INTANK. Telkomsel Intank Liquid Asset Tank Monitoring adalah produk yang fitur utamanya berfungsi memantau volume aset cair seperti bahan bakar, bahan produksi, serta produk lain yang menggunakan sensor ketinggian sesuai keadaan tangki penampungan aset.
Pemantauan aset likuid dapat dilakukan secara praktis, kapan saja, dan di mana saja dengan IoT INTANK. Solusi dari Telkomsel Enterprise ini siap menyajikan visibilitas menyeluruh terhadap status suplai aset Anda.
